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成决议。
如果不经过这种步骤而集合开会，那么，与会者处于盲从的状态。在这 种状况下，往往要经过一个小时以后，才能够使问题明朗化。有时经过很长
的时间，仍然不能获得结论，甚至必须“憋”到下一次的会议。在没有必要 的资料之下，搬出几个“假设”谈论，只有浪费时间了。不如在该资料到手
以后再讨论，这样才会产生立竿见影的效果。不过，在这以外的场合，如果 胡乱地讨论问题，只能浪费时间。只要事前的准备工作进行得很好，就不会
变成“消极性”会议。
为了使会议能够“迅速”地进行，除了准备活动必须充足之外，最好能 事先确定会议结束的时间。人类的心理很微妙，一旦知道时间很充足，紧张
感就会消失，效率也会跟着降低。只要确定“结束的时间”，就可以使人产 生注意力。遇到这种情况，如果跟会议开始时一样利用“零数效果”的话，
效率将大为提高。
3。站着开会能提高效率 一般地，大家似乎都认定开会一定要坐着，其实，偶而站着开会也是个
很好的方法。站着说话，会产生要尽快把话说完的心理作用，令精神集中， 很快就可以获得结论，问题一下子就解决了。那种又臭又长的会议，只是浪
费时间。目前也有相当多的企业采用这种方法。
4。预先通知参加开会的人，会议是逾时不候的 无论做任何事，总有人不守时。比如说 2 点开会，就有人到了 2 点 10
分左右才姗姗而来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会，等于使其他准 时而来的人都损失 10 分钟，造成时间的大量浪费。因此在通知开会时间时，
清楚表示会议是逾时不候的，这样，即使参加人员还未到齐就准时开会，迟 到的人也无话可说，而且下次也不敢再迟到了。
有效地使用洽谈时间
1。面谈时，不妨事先询问对方“有何贵干？”如此才能有效地使用时间 通常，应尽量把面谈挪到午后进行。如果在上午做这件事，那么，给秘
书安排工作、电话联络等事，就得挪后，使得一天的工作不能圆满地进行。 这正是上午某些人不进行会客的原因之一。同时，下午的时间用于会客，因
做案头工作而感到劳累的大脑，往往可因此恢复清新。不过话又说回来了， 下午的时间并非无限。以个人来说，除了会客以外，还有一大堆的工作。除
非在短时间内，从事有效率的交谈，否则的话，再多的时间也不够用。因此， 对方表示要面谈时，就应叮咛秘书尽量地详细询问对方的“差事”，如果在
没有任何准备的情况下，就与对方交谈，除非你手中握有对方的资料，或者 对方当场就告诉你急于想知道的事情，否则的话，只是浪费彼此的时间。又
如虽然通过电话，已经知道对方有什么“差事”，还会叫秘书把重点记录下 来。只有如此，才能够有效地使用会客时间。有时，自己认为脑海里已经有
了答案，但实际交谈时，往往会漏掉重要的部分，或甚至语气不肯定。因此， 还是记录下来较好。例如谈及法律方面，必须写出“何月何日何地发生了何
事”；碰到继承问题的话，则必须把家族情况写出来。经过了“书写”的作 业后，就能够明显地整理出事实的关系，而且一面看记载的事项，一面听对
方说话，理解的速度便会加快。如此进入某种程度的理解状态，再跟一个人 面谈，在短时间内，就可以进入话题的核心。
2。跟喜欢摆龙门阵的人面谈时，不妨决定结束的时间 有的办公室有所谓的“会客室”。不过，只摆着开会用的桌椅，接见客
人时，一向都利用这些东西，为什么呢？理由之一，一般会客用的桌子很低 矮，不适合于一面交谈一面书写。同时，那种坐起来挺舒服的沙发，一旦坐
下就有迟迟不想起来之感。根据经验，使用开会用的桌椅，更能够迅速地办 好事情。然而，这个世界到处有喜欢饶舌头的人。这种人跟他碰面时，久久
不进入正题，尽是在不重要的话题中打转，就是事情已经办完，还是“依依 不舍”地说一些无关痛痒的话儿。或许，他的话会带来重要的信息，然而，
预定要做的事情太多时，如此地被“轰炸”，实在叫人吃不消。所以，在会 见客人时，不仅要规定面谈的时间，在听到对方的叙事之后，还要迅速地判
断所需时间，再决定面谈到“几点几分”为止。如果事前有如此规定，就不 至于拖拖拉拉地谈上一大堆。而且时间的限制，又能够产生一种紧迫感，使
交谈变得紧凑，言之有物，内容精简而有力。不过，所谓限制面谈的时间， 对某些人仍然不能产生效果。遇到这种场合，最后的一张王牌就是告诉他，
你必须跟另外的人面谈。如果他仍然不识趣的话，那就索性对他说“从几点 几分开始，我又得去赴约？？”可以如此地提醒对方。最叫人感到百思不得
其解的是：“我又得去做一件重要的工作”，对喜欢饶舌头的家伙往往不太 有效，但是，说出了“我还得去赴一个约会”，他们就会识趣地告辞。除此
以外，对于迟迟不说出来意的对象，总是要想尽办法，叫他尽快地说出来意。 唯有如此，才能够大幅度地减少时间的浪费。
3。等人最好选在书店等能够有效使用时间的地方 为了出席会议或者商讨某事，几乎每个管理者都有在外面等待对方的经
验。遇到这种情况，第一个考虑的条件，不外乎容易找到的地方，至于其它 的条件则很少被考虑。事实上，只要较好地选择等待的地方，即可使时间的
损失减低到最小程度，甚至把等待的时间当成“活的时间”使用。
通常，一般人最喜欢选某个广场或火车站的剪票口为等待场所。如果由 管理者来选定等待场所的话，绝对不应选择这两种地方。因为那些地方很杂，
难以开展联络工作。选择这种场所，一旦碰到预料以外的事故，或者临时有 急事，则无法在约定时间到达现场；由于无法联络，对方只有干等一回。为
了防止浪费时间，在决定等待的场所时，首先必须考虑的是容易联络的场所。 同时也应考虑到，是否能够有效地使用等待的时间。如果对方能够准时到达，
那就没有话说。最怕的是对方迟迟不来，或者由于你顺路而提早到达，遇到 这种情况，如果只能站着等，那就不能好好地活用这一段时间了。最适用于
等待的地方是“书店”。预先就告诉对方你要在书店哪一层、哪一个角落。 这样，对方就不必在店里到处寻找。应在对方到达以前，翻翻新出版的书籍，
或者刚出版的杂志，借此寻找自己所必要的信息。这样做的话，等人时间就 不会感到焦躁不安，还可以活用那一段时间呢！只要是大型书店，由于目标
很大，对方不费力气就可以找到。到必要时，也可以拜托书店的服务人员使
用扩音机叫人。由此可见，书店是最理想的等人场所。
管理好人事信息
1。接受对方名片后，立刻在背面书写有关他的信息，再分类存档 不管拥有多么庞大的信息库，遇到必要时，如果非得翻来翻去，那么它
的信息价值就减半了。“人事信息”方面也是如此。遇到你想跟某人联络时，
不能立刻知道对方的电话号码，那么工作就不能顺利地进行。又如碰到自己 专业以外的难题时，是否有合适的资料提供者，将大幅度地影响你的工作效
率。遇到这种情形，纵然认识这方面的专业人才，但如果不能及时获得有关 他的信息，那就等于糟蹋了这个人才。为了提高工作效率，必须在平常就把
人事信息整理好，以便缩短寻找的时间。以某些人来说，有关重要人物的信 息，都应根据其作用，分成“名片档案”、“住址录”、“大事录”三种档
案。绝大多数的资料来自对方的名片。人类的记忆往往不太可靠，有时隔了 一段时间之后，抓起一张名片瞧瞧，虽然印着人名、头衔等，然而，脑海里
却想不出“他”是怎样的一个人？因什么事跟他碰过面？鉴于此，每次对方 递给你名片时，你都应尽快在名片背后添上对方的资料。其中必须添“碰面
的日期”、“场所”、“何事”以及介绍者，有时也添上对方在交谈中泄漏 出来的信息。例如，他的专长、兴趣、出生地、他的秘书姓名等等。经过如
此处理，就是数年不见的人，只要瞧瞧那些记载，就可以想起他的一切，交 谈也能够很熟悉地进行。记好备忘录后，也能使对方的一切，长久地留存在
你的脑海里。这种做法，必须在你对他的印象还深刻时进行。这些往往是跟 对方分手后，或者搭电车回家时进行。这种写满了信息的名片，在转记到“住
址录”、“人事录”以后，再归入透明的名片档案里。这种档案夹的正面以 及背面都是透明的。如此处理以后，不必抽出名片，就能够看到名片背面的
记录。如果必须一张一张地抽出名片，那就不合乎节省时间的原则。
处理名片的另外一个特征是，不根据姓氏的英文字母排列，而根据不同 的职业、公司来分类。或许有人会认为，根据姓氏的英文字母分类，不是更
便于寻找吗？话虽然不错，可是你不知道他的名字。不过，你仍然记得他是 某公司的主管，或者是在办某件事时认识了他。既然有了这个线索，你就可
以从他所属的分类中找出他的资料。如果不是这样，则必须从好几册的档案 中，一页一页地翻找，这样就不合乎节省时间的原则。住址录可根据英文字
母分类，名片则根据不同的公司与专长分类。这样，寻找起来比较迅速，更 合乎节省时间之道。
2。住址录以方便更换和容易寻找为原则 在人事信息中，住址录是使用频率最高的。以一般社会大众所使用的住
址录来说，最明显的缺点是信息的更换难以进行。最初填写时，虽然完全根 据英文 26 个字母的顺序排列，但是等到填写新信息时，只能填写于最后的几
行。同时，不用的信息也不能清除，而且寻找起来也繁杂，又会形成多余的 空白。最大的缺憾是住址录一开始能够填写的信息量就受到限制。因为不能
增加页数，一旦超过了一定的人数，就得再准备新的住址录，以个人信息的 记入栏来说，只有一行或者两行，因为空间太狭窄，很难把所有必要的资料
都填写进去。办公室所使用的住址录，是活页式的并且个人的信息呈现为一 人一张名片的插入式卡片，这样，每一页都能自由地插换，卡片也可以取出
来，自然就可以在姓氏或英文字母的顺序之下完完整整地排列，不必要的信
息也可以删除，因此不会浪费空间。由于每一张卡片同名片的大小一样。因 此，可以填写住宅、上班地点的电话号码，以及其它重要的信息，而且在普
通状态下，只能看到最下面的姓名。所以，在寻找时，别的信息不会进入眼 帘，寻找起来就容易多了。如果把它们抄录起来，就会变成姓名录，可以做
为贺年卡寄出的核对单。“所谓的住址录，本来就是如此？？”如果被这种 传统观念所束缚，不仅会感到不方便，而且会重复地浪费时间。不过，只要
你有心寻找，还是能够找到适合于你使用的“道具”。
3。使用“人事录”，拓宽人际信息网 除了名片档案、住址录之外，管理者还应自制所谓“人事录”档案，并
时时加以活用。这也可以说是人事信息的“大全”。它不只记载对方上班处 的资料，还囊括了对方的经历、家族成员、近况等私人信息，使人一目了然。
首先在用纸方面，必须使用比较厚的卡片。每一个人使用一张。 上面记载“姓名”、“出生年月日”、“性别”、“第一次见面的日子”、
“学历”、“职业”、“籍贯”、“工作地点”、“现在的住处”以及“家 庭”等，尽量地把已知的信息都填上去。所谓的“籍贯”，并不一定指户籍
所在地或老家，而是指对方现住地址以外，更能够确实地联络到的地方。这 一项记载遇到本人被派往国外时最有帮助。又如，变更比较多的“上班地点”、
“现在居处”，以及“家庭”栏，一开始就留下很大的空白，一旦有了变更， 立刻更正。卡片的背面当成备考栏，用于记载对方的近况。例如对方在贺年
卡上写着“今年 2 月起预定到美国留学”，或者“今秋将结婚”的话，那就 把日期一块记下来。仔细地把近况报告都记录下来，最有助于人际信息的拓
宽。有些人，每年都要寄出 2000 张以上的贺年卡，而且每张贺年卡都要写上 一二行字。遇到这种情况，你只要看看备考栏，就能够胸有成竹地写下去。
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