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收集的人。如果要收集特定行业的资料，不妨向社会团体的图书馆和资料中 心寻找；有些企业甚至有自己的小图书馆，也是一个方便的资料来源。专门
的博物馆也具有图书馆的功能，博物馆的工作人员和图书管理员一样，都有 释疑的能力，是不可忽视的信息源。
3。有效利用图书馆的方法 为了在最短时间里从图书馆取得最多的信息，管理者应在行前做好准备
工作。现在一般图书馆都使用很传统的分类法，并不能全部囊括增加的新领 域的书种，许多人在图书馆里找不到书，有时候不是个人的错，而是图书馆 分类的问题。
一般图书馆的书卡形式大约是：（1）依图书分类；（2）作者名（笔划顺序）；
（3）书名（笔划顺序）。如果读者用一种方法在卡片架上找不到自己要找的书 时，不妨换另一种分类法来找，可能会比较顺利。找到自己需要的分类号码
后，一定要耐心地把所有书卡看过；找书卡是一种机械性的动作，千万要有 耐心，同时一面找，一面思考自己的主题目标，并记下书名，然后再找到书
逐一翻查。如果碰巧到了一个采用闭架式的图书馆，就得先向柜台办理借书 手续，假如运气很差，借到的书都不是自己需要的，又得重新填书单再借，
徒然浪费时间和精力，不妨在柜台时就先粗略地看一下，不需要的书就不用 带到阅览室去了。
即使是碰到闭架式图书馆，如果知道分类号也能节省不少找书的时间。 现在的目录迟迟赶不上时代的需要，未来恐怕需要依赖电子式的检索，现在
正处于电子和活字的过渡时期，所以还得忍受一段时间。当然不是所有的图 书馆都能利用这套检索方式，只是在上图书馆前要先确定一下自己的主题、
分类号，未来有可能利用电脑检索时，也才会习惯。
4。收集资料的注意事项 在图书馆里找资料，大多数能让读者复印，不过要大量复印，尤其是碰
到很难在市面上买到的书时，总要花上一大段等待和复印的时间。图书馆通 常会把复印机固定在某个规格以便统一收费；如果复印规格和收集资料的规
格不同，会增加整理上的难度；如果需要大量复印时，不妨把书借出来自己 动手复印后再还书，可以省掉一些麻烦。同时要注意自己的复印尺寸，比规
定尺寸小还好整理，要是尺寸太大，就得折叠，以后翻阅起来很不方便。
5。活用旧书的方法
在历史悠久的图书馆，偶尔会找到令人惊喜的书，这是平常在市面上找 不到、更买不到的。50 年代世界各国出版了不少研究类的书，都是和生活文
化及民俗有关的。另外像地方史等也大多流入旧书摊，平时也不妨多逛逛旧 书摊，这些专卖旧书的店主本人大多就是一本活字典，要在哪些地方找何种
资料，他们最清楚也最了解捷径，交上这种朋友受益匪浅。
袋式档案整理技巧
前述的卡文先生称用纸袋装资料的方式为“袋式档案系统”，这是他设 计的处理文字资料的方法。他花了大约 500 元，以 500 个档案开始建造个人
的资料库。初期使用的只有“角型 2 号”事务用纸袋和角钢做的六段式书架。 所谓的“角型 2 号”，是目前社会使用最广的一种信封套，卡文先生把反面
上端剪去两厘米当纸袋使用，收集所有的文字资料，然后依英文 26 个字母顺 序排列整理，是一种简易的方法。
资料整理系统一定要简单到连最怕麻烦的人都能持续使用，不能耗费时 间、手续繁琐。
许多人都很可能有这样的经验，书桌上资料堆积如山，抽屉里则沉甸甸， 自己要的文件却怎么也找不到，经过一段时间，资料越集越多，许多人越不
愿去处理，就这样抱着资料日复一日；即使好不容易买了档案柜，杂乱无章 的文件也跟垃圾一样，不好存放。
卡文先生过去也曾有这样的经历，每次总要花好多时间找东西，那种烦 躁几乎已经超出人所能忍耐的限度。于是，卡文先生创造了“袋式档案系统”。
这个方法是卡文先生于一念之间想出来的。他已经持续使用 10 年以上， 一直没有停顿过。目前，已经累积了 3000 个档案，还没有停止的意思，并且，
绝对自信地介绍给需要的读者。
1。各种资料整理法 在卡文先生创出“袋式档案系统”之前，曾使用过许多资料整理法，结
果不是方法过繁无法持续，就是花费太多资金没有效果。他最先使用的是“卡 式整理法”，即以 B6 大小卡片来整理资料的方法。他念大学时，曾经买了 1 万张
B6 卡片，结果用了 5000 张就以失败收场，因为这种卡片没办法处理所 有的资料。一直到了十余年后，他才知道想用一种统一规格的卡片收集所有
资料的想法太天真了。平常小型报纸剪报还能贴在卡片上，一旦碰到杂志或 数页书上的资料，根本无法处理。这种卡片处理法最适合应用的是整理笔记。
使用个人电脑建立档案似乎也是一种极具魅力的方法，电脑可以把资料 缩成极小尺寸收藏，不但不占空间，又能迅速、简易地检索。但是，10 年前
的电脑只能处理文字、数字和一些简单的检索记号。但是，卡文先生那堆积 如山的资料有采访笔记、印刷信息、手稿、照片等，以 10 年前的电脑技术，
即使他每天坐在键盘前输入也做不完，更让他头痛的是一字一句地把 200 本 采访资料建立电脑档案。虽然后来有人发明把影像扫描资料进入光碟建立档
案的方法，但直到今天，这套系统的携带、使用性都不高，而且个人财力也 无法负担。
因为资料整理不是能产生直接利益的工作，甚至是 8 小时之外才想做的 事，所以设计得愈省力愈好。任何耗费很多时间、精力、资金且占用空间、
携带不方便的资料处理法，都不值得采用。
2。改用一般工具
当你选用任何一种资料处理法，却屡遭挫折无法继续时，这都表示你的 努力全部白费；只有维持同一系统、不断建档、累积和活用资料，才能真正
能对工作产生助益。不管你使用某种整理法多少年，一旦舍弃即等于不曾开 始。因此，当选择最容易维持整理系统的方法时，必须有两个结论：（1）不耗
费精力、不怕麻烦地整理程序，且不干扰日常工作。（2）不耗费资金。要满足 这两个条件，首先要注意不能追随流行的资料整理工具。即使选用的工具简
陋，但只要简单、便宜就行。
在整理资料过程中，常要补充设备。如果选用的东西不是最普遍和随时 随地买得到的，很容易造成工作上的挫折感。卡文先生使用的“角型 2 号”
信封袋就具有这种特性，很多人给他寄来的信封袋也是这个型号；即使不是 新的，一样可以拿来当资料袋使用。另外卡文先生选用角钢书架来当档案柜，
这种书架在很多小家具店都买得到，既便宜又轻便，完全符合条件。
3。用纸袋整理资料的原则
大约在 20 年前，卡文先生尚未整理的资料中，单单文件、文稿一项，就 叠成了一座高 60 厘米、长 2 米、宽 40 厘米的“纸山”。这座“山”有他的
采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等，没有一样是能丢的。结 果他每次找资料都会造成一次“山崩”，每崩一次山，他就更痛苦一次。日
复一日，终于有一天，卡文先生下定决心，心想一定有办法来有效处理这些 资料。
他首先要思考的是制订出整理“纸山”的规则，即在什么条件下，可以 轻松处理资料。这些条件主要有五项：（1）能存放资料的空间不大。必须达到
“使用最小空间”的目的；（2）低成本地完成整理系统，最好不要超过 1000 元，以免影响自己的“私房钱”；（3）这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统
一；（4）这个系统要能让自己快速找到需要的资料；（5）这个系统能容纳以后 再设的档案，是开放的，不能封闭。
脑海里想着这五个条件，眼望着纸堆，他心想，如果用公文信封袋装起 来，按类排列，只要把资料丢进去就行，这不是最简单的办法吗？“袋式档
案系统”就这样诞生了。其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太 大差异，只是不需要花很多钱买很多档案夹，可以低成本地完成建档；同时
任何资料都“原始”地丢进纸袋即可，不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则 可使用目前最普遍的“角型 2 号”袋，这种纸袋到处都能买到，连 A4 型的资
料都放得进去。这种处理方法，方便、省时又不浪费财力。
袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两厘米， 然后在封袋正面左方写上目录，再把资料放进袋中即可。虽然方法简易，但
袋式系统有与其它系统不能相比的优点。
4。袋式档案的优越性 与其它档案相比，袋式档案有七个优点：（1）便宜。每一个信封套不过几
角钱，再加上角钢书架起码可以放 500 个袋式档案，所有花费还不到 1000 元。（2）简易。不管哪一种资料，只要放进纸袋，在袋旁加上目录即可，瞬间
可以完成统一规格的工作，打洞、剪贴、写重点等繁琐手续一概省略。（3） 轻便。一个、两个硬式档案夹并不重，但一旦有 500 个、1000 个时那就很可
观了。袋式档案每只空袋大约只有 14 克，而一般市售的纸制档案夹起码有
57 克左右，以 1000 个档案计，两者相差将近一个新婴生儿的重量。如果平 时有必要带着档案工作，显然“轻便”是很值得考虑的。（4）具包容性。袋式
档案不但能放资料文书，即使名片、信件、备忘录、报告、小手册、传票、 收据、碟片、录音带等，不需经特别处理，都可放进袋内妥为收藏。（5）单一
开口。一般档案夹是开放的，在携带过程中，有时候资料会掉出来。但袋式 档案只在上端有一个开口，即使倾斜放置，袋里的资料也不容易跑出来。（6）
取放容易。到处都买得到袋式档案的信封袋，即使出差，只要就近书店买几 个袋子就能用了。（7）变废为宝。已经使用过的二手信封，都可以拿来做档案，
虽然不是很漂亮，却可节约资源，也是一件好事。
5。携带性和工作管理能力 一旦开始使用袋式档案系统，几乎所有工作从开始的那一瞬间起，就进
入管理阶段。有的管理者的书桌上和公文箱内总随时放几个空纸袋，长久以 来，只要开始一项新工作，就做新的档案，已成为他们的工作习惯。新计划
开始后，会议的各项纪录、资料、名片、笔记等，都会当场收进档案袋并填 上目录。工作进行中，各类资料也一面装入各袋，一面工作，资料分类的手
续也同时在进行。利用这种方式，即使手边同时进行数项工作，资料也不会 混淆，更省下事后整理的时间，“高效率”是不求而得的。
严格来说，事后处理并不是工作的一部分，而是为了不让资料堆积如山 无法收拾，最好在工作完成前处理掉这些麻烦事。利用袋式档案系统处理资
料，工作一结束，就将袋中资料取出丢掉，其余按次序排列即可。
6。方便整理，节省空间 个人在家中收集资料时，能使用的空间非常有限，而在办公室中分配到
的工作空间也不大。尤其自办公自动化后，信息机器占据越来越大的位置， 办公环境更加恶化。在这种情况下，巨型资料柜、豪华档案和管理者是无缘
的，这也是创立袋式档案系统的原因之一。
一般的六段式角钢书架所占空间较小，可以将五个棚架拆掉一个，略做 调整，变成四棚架、五段式空间，每一段大约放 100 个档案，一个书架就能 放 500
个档案。前述的卡文先生用的角钢书架长宽是 80×250mm，一个小房 间可以摆 4 个柜子，总共可存 2000 个档案。根据他的经验，累积 2000
个档 案大约要 10 年的时间。总而言之，袋式档案系统既易整理，又省空间，非常 适合现代人使用。
7。瞬间检索法 一般地，资料档案累积到一定程度后，找资料就会变成一件麻烦事，检
索会愈来愈难，愈使人烦躁。据统计，一般人找东西能忍受的时间大约是 1 分钟；通电话时，如果对方请稍候，等了 15 秒还可以，到 30 秒就已经焦虑
起来，过了 1 分钟已经不想再等，等了 3 分钟后，肯定要挂断电话。出乎大 家预料的，人就是这样缺乏忍耐性。
袋式档案系统就是要去除人们心理上的这道障碍，提供瞬间检索法，因 为：（1）制作时，已利用纸袋将所有的资料统一规格；（2）以字母顺序做目录，
所以检索容易。使用纸袋，可以使所有资料都可以不拘形式地放入袋中，届 时只要找到纸袋目录就能找到资料。
袋式档案完