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用过的文件其实有不少用途，比如反面可以做备忘纸、电脑或文字处理 机的试印纸等。不同尺寸的纸不妨用裁刀裁成同样大小使用。有人就将复印
错的纸裁成小型卡片，当成备忘纸使用。要用传真机传送的资料时，不妨用 已经用过的资料纸的背面书写，这样既不妨碍原稿又能节省用纸。
（5）注明出处 任何要保存的资料，在放进资料袋前，都必须注明出处。注明出处就是
要在资料上标示：何人、何时、何处。除了性能优异的电脑或智慧型文字处 理机附有记忆出处的功能外，一般还是要靠手写来记录资料来源，尤其在复
印书籍的部分资料时，这道手续更不可缺少。在复印部分书籍时，一定要将 封面及版权页复印下来；报纸、杂志资料则一定要标明报纸、杂志名、日期、
作者或发行单位。其它的商业文件在保存前至少要记下日期，日后只要翻看 日志就可以查出与会人。
2。活用复印机
（1）复印文件的原始名称 虽然主张彻底排除拿复印机当“镇定剂”用的作法，但在不得不需要时，
复印机瞬间复制资料的功能还是很难被取代的。 一般来说，许多公司的便条纸都印有自己公司的名称或标志，复印资料
时也可把原始拥有者的名字复印出来。可以利用电脑或文字处理机打出一条
1 厘米宽的名条，用透明胶带贴在复印机的上方或下方，这样任何复印出来
的文件都会印上名条，文件就自动有了身份证明。现在利用电脑或文字处理 机来写书信、文件的人愈来愈多，反而缺少特色，不妨利用复印方式，印上 自己的名条。
（2）制作规格化的表格 使用规格化的表格，会让资料处理工作进行得更顺利。在办公室里常会
用旅费申报表、工资明细表、估价表等固定表格，但在个人方面上却几乎没 有类似的表格。一般的文具供应商或印刷厂很难个别为不同的个人设计并供
应种种不同的表格；而一般个人想要求印刷厂承制极少量却多样的表格时， 也必须付出极高的代价。事实上如果能灵活运用文字处理机或复印机，同样
可以为自己设计专用表格。
个人使用的表格大约有邮件收件表、估算表、藏书表、汽车里程记录、 电脑磁碟目录、录音、录像带目录等。个人可以利用文字处理机作出表格原
稿，等需要使用时再印出来；或者可利用复印机多印几份，放在档案袋中备 用。只要设计出适合自己使用的规格化表格，就可以协助自己快速处理日常 要经手的资料。
3。“文件资料的整理”注意事项 文件资料的整理有七个注意事项：（1）信息化的社会几乎等同于“文件社
会”，因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料；（2）文件资料无 时无刻都处于重复、泛滥的境地，为了不让无价值的资料阻碍工作效率，当
取得资料时，要立刻判断、决定取舍；（3）统一规格是资料整理的基础，任何 资料规格都要遵守既定的格式，并持续使用，不得变更；（4）要统一不同规格
的资料时，可借助复印机，但要节省纸资源；（5）在任何文件资料上，都要注 明出处，以便日后引用时，能追究资料的来源、背景；（6）不妨将同样主题的
有关资料编定成册，并加以编号，用于检索；（7）复印机是个人工作上最重要 的辅助工具，能负担很大的工作量，但要慎防滥用。
电子资料整理技巧
文字处理机、录音机、录像机、电脑等媒介储存的电子资料，与过去的 纸资料相比，各有优缺点。
1。电子资料的特征 电子资料的优点包括四项：（1）小型记录媒体却能收集大量资料；（2）易
于资料的加工与重复利用；（3）能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容；
（4）使用电话即能快捷传递资料。 不过，电子资料也有逊于纸资料的多项缺点，包括五点：（1）资料的输入
及处理，必须通过专用机器和熟练的操作技巧，否则无法阅读；（2）无法从外 表查知资料内容；（3）资料的互换性比一般文件低；（4）保存性不稳定，易有
瞬间损失大量资料的危险；（5）成本比纸资料贵。
因此，若要采用电子资料处理法，首先必须审慎考虑各自的优缺点。
2。电子资料的危险性 大多数的电子资料都保存在卡带、磁碟片等磁性媒体中。电子资料本身
具有挥发性，必须再转换成不具挥发性的磁性资料。将资料记录于磁性媒体 中，主要是为了能迅速调阅，不过有时因操作错误，往往会发生资料遭破坏
或消除的意外事故，即使是硬式磁碟片，也可能因人为疏忽而导致资料记录 挥发或消失。
事实上，我们周围充斥着许多磁性商品，如冰箱门、磁性把手、收音机、 电视机、音响扩音器、磁性项链等，这些远超乎人们想象的磁性商品，有时
也是破坏磁碟片资料的间接杀手，再加上地球本身即是一个巨大磁场，磁性 资料长久曝露于这样的空间下，最后难免也可能会变质，这就是为什么卡带
经过妥善保存，仍然会发生资料消失的原因。一定要记住：绝不可依赖电子 资料的安全性。
以随身型的文字处理机为例，它是采用 IC 卡为记忆媒体，一旦电池的电 力不足或操作上稍有小小的失误，资料记录将会在瞬间突然消失。
3。电子资料的整理重点 从电子资料的特征中，可以很清楚地了解电子资料的两项整理重点：（1）
资料视觉化。记录电子资料不像一般文件处理，能一眼看出所有的记载文件， 因此必须通过视觉上的整理，使必要的资料在必要的时间里迅速出现，如果
忽略了这一点，磁性媒体就像是个资料垃圾筒，完全失去了保存的意义。（2） 预防意外事故。为了避免因操作失当、机器故障、停电等突发事件而导致资
料损失，事先制定完善的方法是相当重要的。无论是使用随身型文字处理机， 还是高效率的资料处理机器，都必须具备这样的认识。
4。用适当的索引整理电子资料
（1）录音带的整理 工作上的录音，主要是为了记录人的谈话内容，而绝大多数的录音带在
完成文字记录后，它的功能似乎也跟着宣告终止。这并不意味着录音带缺少 保存的作用，只是当内容转换成报告书后，录音带就极少有再利用的机会。
相反地，商业用的谈话录音可以文字笔记或其它辅助工具来取代，“声音” 并不是它追求的主要目的，因此一旦录音内容文字化之后，录音带就不再有
利用价值。为了避免录音带泛滥，没有“保留声音”必要的录音带，是不需 要保存的。
（2）录音带的有效运用 如何在工作上灵活运用录音带？主要有六道工序：a。首先，准备 10 至
20 卷的录音带，一一标上 NO。1？？的号码，然后放进专用的“常备卡带箱”。 b。准备赴外录音时，按排列顺序取出需要的录音带卷数，完成录音，用铅笔
注明日期及内容。每一卷录音带最好只录一个主题。c。回到工作岗位后，先 将录音内容作成笔记，再将录音带放回常备卡带箱。d。当下一次工作需要使
用录音带时，则从上次未曾使用的录音带继续轮流使用，如此每一卷录音带 至少保存 20 卷以上的使用时限，当你想再重听一遍时，录音带内容在短时间
内均可保留下来，即使 20 卷录音带重复使用，你也能够保持录音带的“有效 期限”。e。当录音带要重复使用时，别忘了将旧的索引销掉，重新标明新的
索引。f。有必要长期保存的录音带，可将它的外壳丢弃，保留录音带与有关 内容的文件，一齐放入标有索引的档案袋中。最后，再将新的录音带置于常 备卡带箱中。
录音带编集是指将分散于数卷录音带的录音内容，汇集于一卷录音带 中。这类工作通常多由广播电台执行，一般人除了音乐歌曲之外，多半不愿
代替客人从事如此繁琐的服务，因此为了避免麻烦，平时从事录音工作时， 尽可能实行一卷录音带一个主题的做法。
（3）录像带的整理
如果工作上需要录制电视节目，那么最好选择 3 倍速度的 VHS 录像带。
因为一盘两小时的 T—120 录像带可录制 6 小时的节目，符合一个主题一盘录 音带的原则。万一一盘录像带必须录制多个节目，那么就必须在录像带上标
明所录时数，然后才能依照录像带上的时间表找寻各个录制节目，以及计算 空白带的剩余量。
有一个简单的方法是直接在录像带的边侧标上每段节目的时间和内容名 称，只要查上面的索引，即可立即找出你所要的节目内容及其时间的长短。
（4）8 厘米录像带的编辑
携带 8 厘米录像机进行访问、调查后，录制成录像带简报，这早已是日 益普及化的工作方式。只是编辑录像带必须具备专门技术，同时过程也相当 繁琐困难。目前
SONY 公司推出一种专业用的手提 8 厘米录像带编辑机，由于 具有双卡录制功能，为避免盗录，侵犯著作权法，只好在不做宣传的情况下
销售。这种编辑机的操作相当简单，只要先将时间记号打入已完成的母带中， 就可依照计时表进行画面剪接。每一个画面的长度相当于 1/30 秒，左边的卡
座放母带，右边的卡座放空白带，依据你所选择的母带画面，按下剪辑机按 钮后，右边的空白带即会自动将画面、文字、声音全部录下。8 厘米录像机
采用的金属录像带，再加上录像机本身是将色度信号与亮度信号分开处理， 因此，转录后的画面质量是否会受影响，就不得而知了，但是它高达 10 多万
元的价格，应该属于商业用途。不过也有人建议，如果要编辑 VHS 录像带， 可以考虑使用这种 8 厘米机器，因为它们之间的性质相似，画面质量较为理 想。
（5）磁碟片的整理 随着电脑普及化，磁碟片和文件一样，成为工作上不可缺少的重要资料，
然而它的资料容量，却足足比纸上资料多上数百倍，只要一张小小的磁盘， 就可容纳相当于 100～200 张 A4 纸的资料量。由于资料容量的增加，却使磁
碟片变成资料垃圾筒，尤其碰上磁碟片愈积愈多时，就会发生找不到资料的 窘况。磁碟片的功用是在于能重复记录和利用资料内容。例如当你准备将杂
志上的连载汇集成单行本时，就时常利用储存于磁碟片中的原稿，重新予以 修正、补充。而为了重复利用磁碟片上的资料，必须设计一种便于立即找到
所需的资料的方式。
原则上，一张磁碟片最好只记录一项主题，由于磁碟片可容纳多项资料， 为避免浪费，则尽量让一张磁碟片记录同一主题的资料，然后将类似主题的
磁碟片一齐放入专用的档案袋里。磁碟片资料印制成文字后，如果无法确定 资料是否会再使用，则可准备另一张磁碟片予以保存，这种磁碟被称为“垃
圾筒磁碟片”。处理资料时，这种“备用空间”的事先规划是相当重要的。 等到垃圾筒磁碟片容量饱和时，再予以重新检查、消除，并将值得保存的内
容，依其主题分别归纳存入其它的磁碟片中。
3。5 英寸磁碟片放入盒中时，它的开口部正好和一般磁碟片的位置相 反，以致于索引上的文字变成上下颠倒，查询上相当不便。由于各家磁碟片
厂牌的设计不一，因此在选择购买磁碟片时，最好能够统一使用某种品牌。 至于何种磁碟片的设计方式最利于归档，你不妨到市面上查询、比较一番。
（6）磁碟片的当机避免法 比起音响或录像机的卡带，磁碟片显然更能够在极短时间内立即保存或
消除资料，这表示磁碟片具有相当大的危险性。很多人都曾经有过这样的经 验：辛苦输入的资料，往往因一时的操作错误，在瞬间就化为乌有！既然使
用电脑这种资料机器，就无法摆脱风险，那么何不让机器随时有一套补救的 系统存在呢？
1987 年上市的美国苹果牌电脑附加了一种具有自动保存机能的新型软 件程式 Hipa。card。这种机器虽然促进套装软件的增加，但并不表示能解决
所有可能发生的错误。只要随着电脑或文字处理机的硬式磁碟不断普及，资 料被消失的风险就会跟着持续增加。以 mackintosh 为例，1984
年上市的第 一代 3。5 英寸磁碟片容量仅有 400KB，到了 1987 年，它的硬式磁碟容量竟高 达 20MB，足足比三年前进步了 50
倍。而随着硬式磁碟种类的增加，20MB 的 价格在 1987 年底滑落至几万元左右，就连个人购买 100MB 的硬式磁碟都已不
再是新鲜事，但这些容量足以媲美 250 张磁碟片的超级记忆体，一旦稍有差 错，其所造成的损失恐怕难以想象。
尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器，或足以使消失的资料再 起死回生的软件，但硬式磁碟毕竟也是一种磁