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尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器，或足以使消失的资料再 起死回生的软件，但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体，它仍然会遭遇到
一些软件所无法抵挡的意外事故。例如大地震或搬运过程中的交通事故，都 有可能导致硬式磁碟的故障或损毁。一定要注意：
信息化公司应该了解，大型系统所承担的风险，小型系统也一样会发生。 于是，备存成了最重要的观念。即使当资料已经发展到电子化时代，备
存行为仍被一般人所忽视，事实上，备存即是复制，复制即是将资料提供给 多数人共有，例如以多数人为对象的印刷，以少数人为对象的复印。人们习
惯于这样的复制文化，却不习惯危机管理的复制——备存文化，因此才会导 致资料的动辄流失。所以，所有的资料机器一开始就应该具备大范围的自动
备存系统，每个人对自己的工作体系，也应该具备备存的观念及技术。电子 资料整理最基本的工作是：
请认真地继续复制磁碟片。 当你利用文字处理机和电脑输入资料时，必须另外准备复制用的磁碟
片，即使你使用的是一般套装软件，也要将原版先复制一份，然后使用复制 版作业，原版则备为意外状况发生时，依旧能保存原有资料。
在输入文件或资料的作业过程中，仍不要忘了进行磁碟片的备存工作， 最好是每隔 1 小时备存一次，以避免意外事故发生时，浪费时间。其实，每 隔 15
分钟备存一次是最理想的做法，如果机器没有自动备存机能，那么装一 个定时器在机器上，随时提醒自己，也是一种变通方式。当一天的工作完成
时，再将所有磁碟片内容全部拷贝在备用磁碟片上。大容量的硬式磁碟也是 一样。
在输入资料的过程中同时进行备存的工作，等到作业终了，再将资料拷 贝于软式磁片上。一张 20MB 的硬式磁碟，大概需要 20 几张 3。5 英寸软式磁
片，因此使用硬式磁碟前，就应该先把软式磁片购齐。当然，硬式磁碟的备 存工作是相当耗时的。最近市面上广为流行的 50MB 及 100MB 硬式磁碟，绝大
多数都有自动备存的软件，而专门供备存用的软件程式也有销售，只是再投 资大量的资金，倒不如将每日的备存工作，列为例行作业的一部分。除此之
外，磁碟片的保存必须依其主题名称分类归档，以便于日后的整理、查询。
（7）异型机种间的资料互换术 使用电子资料最令人困扰的莫过于异型机种间的资料互换工作。以软式
磁碟为例，它的规格包括 8 英寸、5 英寸、3。5 英寸及 2 英寸数种，它的资料 密度也从 IS（单面单密度）到
2HD（双面高密度）等不一，再加上厂牌机种
的不同，记录方法各异，彼此之间很难达到完全互换的效果。 不过，以个人的工作范围来说，有三种方法可以弥补资料互换性的不足：
A 购买新机种时，选择可以和过去机种互换资料的机器。B 将异型机种的资料 转换成自己机种可以阅读的方式。C 选择以标准规格系统来保存资料的机
种。关于第一点，必须特别注意的是，即使是同一家厂商，有时刚出厂的新 机种也无法阅读旧机种的资料。例如第一代文字处理机所保存的资料，现在
的机种就没有办法阅读。关于第二点有三种方法可行：a。利用资料转换服务 中心转换资料。目前有一种服务公司专门将无法互换的资料转成你所希望的
机种或磁碟片型式。b。购买资料互换电脑或互换软件，自行变换。不过这种 方法需投资数万至数十万元的费用。c。使用电脑或文字处理机里的通信机能
予以转换。对文字资料来说，是最简单的方法，但必须在电脑或文字处理机 附有通信机能的前提下方可进行。
基本上，电脑或文字处理机的通信机能可以阅读规格统一的文字资料， 即使机种互异，彼此也能自由交换资料。通信机能互换资料的方式有两种，
一种是利用电子传送法，将 A 机的文件经电话输入电脑网络中，再以电子传 送方式转入 B 机里；另一种方式则是将 A 机与 B 机直接连结于通信用的交叉
通信电缆，利用两机种的通信软件来处理文件。通信机能所能互换的资料， 并不只限于单纯的文字资料，因此它对异型机种的资料互换贡献，已使它成
为普遍受欢迎的划时代产品。至于通信机能的装置方法，则可请教制造商或 代理商。
至于选择标准规格的系统，只是由于它的共同性，有助于各种机器的资 料互换工作。今后若是想购买文字处理机，不要忘了选择可以阅读标准规格
系统资料的机种。尽管文字处理机的操作性能较差，但是由于它能互换新旧 机种间的资料，所以，不妨考虑购买一台价格最便宜、且具有通信机能的手
提式文字处理机，作为你个人的资料互换机。
5。“电子资料整理”注意事项 电子资料整理应注意八点：（1）电子资料的整理是将看不到的保存资料加
以整理，使之能一目了然；（2）注意资料规格的统一，并事先加以整理、保存， 以便能随时调出必要的资料；（3）录音带的使用尽量维持“一个主题一卷卡
带”的理想状况；（4）当录音带内容的重复使用机会不多时，在短期的保存之 后，应重新利用，以避免卡带泛滥成灾；（5）有必要保存的录音带，贴上与主
题相同的索引后，放入档案袋中；（6）在录像带上加注时间数据，以便清楚了 解每段画面的所在位置；（7）磁碟片的整理最好维持一个主题的磁碟片一个档
案袋；（8）磁碟片或硬式磁碟的资料必须备存起来。
照片资料整理技巧
再也没有比整理照片更麻烦的事。在照片吃香的年代，每个人都小心翼 翼地将照片粘贴于相册上；当傻瓜相机的时代来临时，冲印已经普及，这时
胶卷和相册堆积如山，反而成了人们最头痛的问题。幸好照片具备了其他媒 介所无法替代的功能，以致于未遭淘汰的命运。
照片主要有五项功能：（1）捕捉瞬间的美；（2）弥补模糊不清的记忆；（3） 一张照片足以传达比一百句话更多的信息；（4）记录鲜明的映像；（5）能使用
于印刷媒体上。在资料工作上，照片相当重要，尤其对报纸、杂志媒体来说， 照片的存在不容忽视。
1。以时间顺序整理照片资料 整理文件资料的首要原则，即是要按音序的排列顺序，而在整理照片时，
却应该考虑它的时间顺序。照片是记录时间过程里的一瞬间，也是冻结时间 的一种记录。当看到一张照片时，脑海里首先浮现的即是“何时拍的？”所
以，整理照片资料应该顺着记忆里的时间顺序排列。这就是结论！
拍照结束后，要有效地整理照片、胶卷、幻灯片等资料时，必须连同有 关资料一齐放入“山根式袋式档案”。整理照片最头痛的莫过于随之而来的
一些存放袋了，如果连同这些垃圾一齐存放，你会发现整理工作愈来愈难； 所以你一旦决定了照片的整理系统，就要事先购买好多年的整理用品，因为
市面上具有完整资料整理用品的制造商不少，但是中意的用品突然销声匿迹 了，却是经常发生的事，一旦使用的工具没有了，整理工作也就无法长久持 续下去。
2。整理照片资料的技术 照片的整理工作，从底片送到冲印店冲洗时即已展开。以彩色负片为例，
尽管“同步冲洗”（即冲出负片，接着便洗出照片）已成为时代新趋势，但 是如果顾及整理的工作，最好还是舍弃为妙。因为不管是否拍摄成功，是否
值得冲印，把所有底片同步冲洗的做法，就是一种资源的浪费。尤其是工作 摄影，值得冲印的照片往往只有其中数张，利用“同步冲洗”是一大浪费。
所以，当底片送交冲印店时，只须冲出负片即可，如果非要同步冲洗不可时， 也莫忘了附带进行黑白压条（黑白负片一样尺寸照片）的冲印。另外，由于
黑白底片本身只有黑白两色，若想从负片上判断照片的优劣，或许是一件吃 力的工作，因此可先将负片制作成黑白原尺寸条块（压条），再用放大镜检
查，或许效果比较理想。
选择较具意义的照片加以放大冲洗，可能要比漫无目的的冲印方式更具 鉴赏和保存价值。如果经费充裕的话，将底片直接进行彩色压条工作，则效 果更佳。
（1）底片的整理 一般冲印的负片通常是六格一段、七段为一组，不过因为底片大小规格
不尽相同，在整理上可能很不方便，因此在选购底片时，应尽量选择规格相 同者。另外市面上出售一种上端两个孔、下端附有索引标签的底片袋，可作
为收藏底片的档案夹。若是已冲制成黑白压条，也要裁成和底片相同的尺寸， 然后放在底片的下侧，并注明索引。例如某卷底片是 1989 年 5 月 8
日调查美 国电子产业 12 卷底片中的第 3 卷，那么就要在索引上注明“19890508 美国 电子产业调查
3/12”，或是直接以圆珠笔记录于底片套上。
如果照片档案袋要与资料档案袋放在一起，则可选择标示同一主题的档 案袋，将资料、照片一起收存。照片的保存方式应分为两套分类系统，一套
是专门收存照片的档案，一套是按主题分类的照片和资料档案，这种方法虽 然较为麻烦，不过却是整理照片的唯一方法。把照片视为一种资料来处理，
可能会比单纯的剪贴相片更有趣的！
（2）幻灯片的整理 幻灯片（正片）除了具有放大投影的功能外，在印刷作业上，它的色彩
浓度要比普通照片更为理想。不过由于正片的体积小、内容不易辨识，在收 存整理上也颇为棘手。一般地，购买正片摄影，如果不是考虑印刷上的使用
效果，或者制成可以投影的幻灯片，一旦采用正片后，就必须先加以整理、
保存，以利于日后的检索方便。 首先，正片和负片一样，必定也有一些不具保存意义的内容须加以淘汰、
删除，因此整理正片应具有丢弃的勇气，尤其一些没有资料价值的正片，可 能终其一生都不会再用到。每一张正片都应标示拍摄日期，如果有外借或移
交印刷厂印刷的情形，更要记得标示自己的姓名及公司名称。至于整理正片 档案，目前有一种富士彩色软片公司出品的“富士彩色幻灯片档案系统”，
包括存放正片的透明档案袋、档案盒、专用打洞机及档案箱等多种道具。其 中最便利的，还是一次足以容纳 20 张正片的“幻灯片档案投影机”。这种机
器是将正片放在聚光平台上，直接上下左右移动，即可找出想看的正片，不 象传统的幻灯机，必须一张一张逐一找寻。另外还有一种超薄型“聚光机”，
直接将正片置于其上，即可迅速检索正片内容，也是相当利于整理的辅助工 具。不过这些新型的辅助工具，由于一次可容纳 20 张正片，在整理上就必须 以 20
张为一单位，这样，这些大型的正片档案就无法放入一般的档案袋中。 在不影响正片的情况下，必要时可以将档案袋裁开以便收存。
（3）摄像机录像带的整理
摄像机是一种将摄入的影像记录在 2 英寸磁碟片的划时代信息机器。它 的整理方法和电脑、录像机的整理方式相似。不过摄影机距离普及时代仍有
一段时间，因此最好能将它的磁碟片记录转变成一般普通性媒介。简单地说， 也就是把需要保存的画面转录到 VHS 录像带上。VHS 录像机相当普及，它的
电子照片也处处可见，尤其是 VHS 录像带可供自由编辑、复制。VHS 录像带 和摄影机的磁碟片性质颇为相似，摄影机的一格画面，约可转录成 5 秒钟的
录像带，因此若将 T－120 录像带用标准速度使用，约可容纳 1440 个画面； 若是用 3 倍速度使用，则可容纳 4320
个画面，俨然是另一种信息压缩功能。 转录后的摄像机磁碟片可在消除后重复使用，若是具有保存价值的重要记 录，则可存入档案袋中。
3。“照片资料的整理”注意事项 照片资料的整理应注意五个事项：（1）照片资料是一种时间记录，最好能
按照时间顺序来整理；（2）底片与黑白压条（相版）应成对放入档案袋中；（3） 尽量少用同步冲印，仅选择有必要的画面冲放照片，并和文件资料一齐放入
相同主题的档案袋中；（4）正片只能利用现成的整理系统加以保管；（5）选择 摄像机磁碟片中可用的画面，转录于 VHS 录像带中保存起来。
人物资料整理技巧
多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不 到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同，有人不论
是莫逆之交或一面之缘，皆把对方视为个人资产纳入通讯录中；有人只登录