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据《宋会要辑稿·职官》上的记载，告身除抄录制词或命词全文外，还要写明三代、乡贯、年甲，并有主授长官及承办人员的签名、用印等，如上述《范纯仁告身》上，就有元祐三年四月五日尚书左仆射兼门下侍郎［吕］大防、给事中临（人名，古代文书上有时不书姓氏，后同）等人奉旨传旨的字样，制书由时任翰林学士的苏东坡撰稿，四月六日就做成了告身，上面有左司郎中黄廉、尚书左丞挚、尚书右丞存、吏部侍郎觉等人签名，按道理，尚书令和左、右仆射也要签名，但告身上写明尚书令缺职，左仆射吕大防和右仆射范纯仁都是四月五日刚受命，还“未谢”，所以没签名，吏部尚书苏颂正在休假，因此写明“式假”。此外如吏部主事丁玠、令史魏宗式等具体承办人员的姓名，也写在告身上。由此可见，一件告身的制作，要经过多道程序，有十多个各级领导和经办人的签名。像范纯仁、吕大防这种宰相级长官（宋代尚书令多是虚职，例由左右仆射负实际责任）的任命，由制书传达到制成告身，是第一流速度，因为速度快，还来不及谢恩到任的本人是不可能在授给自己的告身上签名的。假使是州县官、流外官这一档次上的告身，虽然制作要简单一些，但数量大，而且也要走这些程序，肯定要慢得多。
《宋会要辑稿》里还有官告院的编制，除主管官员二人外，计主事一人、令史一人、书令史三人、守当官五人、贴书七人、楷书十二人，此外尚有工匠、看官兵士等。听起来人数不少，但所有文武官员的告身，王公妃嫔的册封除授，以及内外命妇的封赠（就是给官员家属的“诰命”）等各类凭证制作，都由该院承担，而据苗书梅先生征引史料，仅北宋的官员总数，在元时为两万八千余，到政和时为四万三千余，到宣和时更增加为四万八千余（《宋代官员选任和管理制度》），想一想，不计其余如妃嫔宗室、内外命妇的告身，仅发给官员的身份证，就是一个惊人的数字，而且都是手工制作，这个工作效率应该说是相当高的。官告院的附属机构有绫纸库，职掌之一便是“掌管修写各式官方所需绫纸”，大概低等次的发给广大“基层干部”的告身格式，都是由他们先按千篇一律统一书写好的，抄写文字的吏人每月伙食津贴为一贯，而《宋会要辑稿》另有记载，当时隶属大晟府（中央乐团）的执各色乐器演奏的乐工总数为六百三十五人，凡参赴登台演奏时，每日特支食钱一百文，主唱和跳舞的想必更多一些，因知书法艺术远远不及歌舞演艺的行情，自古皆然，不过当初还未形成天差地别而已。现在明星献歌一曲的市价动辄上万甚至十数万，一件当代书家的作品，也就是八百上千吧。但是传世的告身书法，比如唐人朱巨川授濠州钟离县令时的告书（徐浩书写，今藏台湾），及其后来授守中书舍人时的告书（颜真卿书写，编入《三希堂法帖》），现在都算是国宝了。
宋代官员领取告身，也要交朱胶绫纸钱，由绫纸库收取给出收据后，才能向吏部领取。现任官员为复职、升阶、调任、补阙而参加铨选，从投状（就是投递履历、荐书并附原有告身等文件）、初审、铨试、射阙，直到预拟、铨量、“过门下”、领取新的告身，是一个很复杂的过程，低品级的“卑职”，就是拿到了告身并谢恩以后，也不能马上赴任，因为还要“待阙”。比如某人告身上写明官阶从九品下，授某县县尉，其实原来的县尉任期还未满，你要等他任期做满也赴京参加铨选时，才能接手，假使他突然病退乃至暴卒，或受意外伤害，或因犯有罪错而降职、离职乃至革职，就算是你的造化了。
同这种情况相区别，刚跨进官场者，比如考中进士、荫袭先人资历或凭军功入仕者，他们第一次领取的告身上，都没有具体的职务，要等安排工作时，再给一纸敕牒，这就同一般意义上的工作证或军官证差不多了。《宋朝事实类苑》载有一段史事，颇能说明细节：宋真宗某年科考结束，新登第的进士们都已经领到了告身和全套公服行头，一个个穿戴起来，聚在兴国寺饮酒庆祝，岂知此前已经有人举控这次考试有作弊嫌疑，上面商量后，决定刷掉一些人。名单定下来，吏部派人追到兴国寺，按名单当场追缴告身和公服。点到名的人，都哭了起来。著名诗人石延年也在其内，马上把衣服靴带都脱下来，连同告身一起还给使者，然后，赤身露体，戴顶幞头，怪模怪样地坐在席上，继续饮酒谈笑。次日，上面又有“恩典”下来：凡这次剥夺进士资格者，特授三班借职，此为低级武臣阶官，没有职掌，但好歹也算挤进了“公务员”编制，算是大喜大悲后的安慰。石延年还做了一首诗自嘲：“无才且作三班借，请俸争如录事参。从此罢称乡贡进，直须走马东西南。”这位后成为北宋名臣的文学家，起步竟是兵部发给的武职告身，听起来颇有点滑稽。
《趣说古代官场生态》 第二部分身份证书说官告（3）
经办告身的漏洞和弊端一言难尽。为防止伪冒，告身上还得“兼说形貌”以填补照相技术尚未发明的空白
为鼓励官员退休，宋朝对郎中以上官员主动告老致仕者，有加转一资的优惠，并发给加资后的告身，这样，往后子孙办荫袭手续，“起点”就高了。《涑水纪闻》记：真宗时，有一天群臣退朝经过阁门，“见箱内有锦轴云：‘胡侍郎致仕告身’”。告身而加“致仕”，颇似退休证。也有官员因病离职休养，但仍可依年资升级，这个加级后的告身也很重要，不能省一笔朱胶绫纸费。《玉照新志》说，汤举登第后，累任州县，积宦至从七品的承议郎，后因病回故乡缙云养病，终因不治去世。正在这时，缙云县令王令洙大概是从邸报上得知了汤已积资转为正七品的员外郎的消息，但还未进入办理告身的程序。王县令忙通知汤家：不要举丧，一举丧，老太爷就停在从七品上面了。汤家人感激不尽，忙派人进京花钱，赶紧把新的告身办出来，“越旬日始到，然后发丧”。这个额外出加急费的告身，造化了汤举的儿子荫袭入仕。他儿子何人，就是后来依附秦桧力主和议爬到宰相、被人骂为“奸邪误国”的汤思退。
据《挥麈录》称，从五代以来，为防止告身被人冒用，告身上不仅写明发证时此人的岁数，还兼说形貌，如云“长身品紫棠（肤色），有髭须，大眼，面有若干痕”，或云“短小无髭，眼小，面无斑痕”之类。因知办理领取告身手续，必须本人到场，否则经办人没法替你作身高相貌的速写。到宋神宗元丰改制，告身上“兼说形貌”的制度废除了。北宋灭亡后，衣冠南渡，很多人拿着别人的告身冒名顶替，向南宋新政府登记铨选，“承袭伪冒，不可稽考”，也有原先果真是官员的，因“乱后亡失告身者多”，反要想方设法恢复自己的身份，所以《老学庵笔记》说，“吏勋封考，笔头不倒”，意思是掌管告身、铨选的吏部趁机大发国难之财，因此《挥麈录》的作者王明清又感喟：“乃知旧制不为无意也。”
吏部经办告身过程中的漏洞和弊端有多少，一言难尽。举一个实例：唐代宪宗元和八年（813）四月乙酉日，中书传旨：调邕管经略使房启为桂管观察使，这是从州一级长官升为道一级长官。房启从邸报上得知这项任命，喜不自禁，忙要州邸（即邕州的驻京办事处）向吏部上下打点，尽快把新职务的告身办理出来，再通过驿传快递给他。从史料记载分析，大约到五月底或六月初，代表皇帝当面宣诏的太监才来到邕州。官场上不成文的规则，这种传递“喜讯”的差使，照例是要给“喜鹊”送礼的。房启怕太监要价过高，便把话说在前头：我在五天以前就得旨了。太监哄骗他拿出证据，他便把告身亮了出来，太监回去一汇报，宪宗大怒，下旨调查，官官相护的结果，吏部以主管郎官当替罪羊受处分，具体经办告身的令史打屁股（受杖责），房启降为太仆少卿，桂管观察使没做成，告身追缴作废，还要写检讨书。房启气不过，便在检讨中把送给宣诏太监十五个“南口”（指南方边远地区被贩卖的人口）作为礼物的事交代出来。宪宗看了这份检讨，怒气益升，查实后，太监处死，又发诏两广、福建和云贵各地，严禁人口贩卖赠送，房启亦罪加一等，贬为虔州长史，其实是管制起来，结果房启竟在该处郁郁而终。为抓紧办出告身，弄到“一场欢喜忽悲幸”的如此下场，听起来不值，但我想房启急于办告，肯定有缘故。总之，告身上牵涉的实际利益一定有很多，可以继续发掘。
民少官多的标志之一是告身泛滥，中唐时吏部一次性清退“急写告身官”竟达九十余名。晚清的告身已进化到可以当有价证券买卖转让
由兵部掌管的武官告身，变通处比吏部的文官告身更多一些。唐代安史之乱后，军阀割据，节度使们以奖励军功为由，手中都有一大把告身，方便随意委任属下。《唐会要》卷五七说：“自天宝以来，征伐多事，每年以军功授官十万数，皆有司写官告送本道。兵部因置写官告官六十员。”节度使是统管一方军政的大员，行政文职官员也由他们派任，所以吏部也添置了许多填写告身的人员，称“急书告身官”。后来藩镇权力益加扩张，“诸道多自写官告”，吏部添置的急书官无事，但“为诸曹役使”。到唐德宗贞元十一年（795）十月，宰相建议清退，“罢吏部司封、司勋写急书告身官九十一员”。拿这个数字同前述宋代官告院在和平时期的编制相对照，可谓骇人听闻了。
其实宋代以冗官出名，到后来告身之滥也不逊于唐代。战争期间，空名告身更是常例。南宋高宗绍兴三十一年（1161），金军南侵，先头部队从正阳渡淮水时，南宋的池州都统制李显忠“率心腹百余骑，转山取路”，打了个伏击，史称“率诸将邀截，获数人”，又称“〔李〕显忠军中有中侍大夫至小使臣官告付身仅二十道，是役也，书填悉尽”（《续资治通鉴》卷一三五）。就这么一场战果有限的伏击之役，竟发掉二十道告身，可见战争时空名告身的管理与使用情况，再想想得官者都在主将的“心腹百余骑”范围内，其实质也就凸现出来了。不过与一纸任命状相比，告身毕竟又珍贵得多。唐德宗时，军阀朱泚叛乱，大将军浑苊脚眩痘肌纷髡咚担醇伦诟氍｛的诏书：“今赐卿笔一管，空名补牒一千纸。有立功将士，可随大小书给，不必中复。”本文篇首述太尉高俅以军事首长的资任，当场便能为凌振办好升官的一应凭证，也是这个道理。胡三省注《资治通鉴》，有这么一句：“受敕牒以照验供职，苟得一时之禄利。”以此推论，告身带来的禄利就不是“一时”了。《梦溪笔谈》说北宋张咏出知益州时，为官场礼仪同一个部属怄气，部属“遂投牒乞致仕”，就是拿出任命书来要求退休，至于写明官阶职务、主要内容同敕牒大体一致的告身，他是懂得决不能轻易脱手之道理的。
《趣说古代官场生态》 第二部分身份证书说官告（4）
同样，国家对官员的处罚，也在告身与敕牒上体现出轻重之别，就地免职或撤职、革职，仅追缴敕牒而不涉及告身，这是轻的，如果连告身也要追缴，就是重的，比如《宋会要辑稿·职官》里有一例，“试秘书省校书郎冯正符追夺出身已来文字，递归本贯”，就是连敕牒带告身，全部退还，再递解回原籍，那就完了。唐宋时代官员犯罪，有“官当”之赎，就是用降低品级乃至取消官员资格来换取减免徒刑，这时候，告身又起抵罪作用。如《唐律疏议·名例》解释：五品以上的官员，一个官职可用官当抵徒刑三年，九品以上的官员，一个官职可用官当抵徒刑二年。假使有个五品官犯了该判两年徒刑罪，把告身拿出来当罪，就是抵罪后还有多余的官品，经过一年“听叙”（即“留官察看”），再换一个六品告身还给你；假如是拿五品告身抵当三年徒刑，就叫“用官尽者”，当完了，但仍可“三载听叙”，即察看三年，再“降先品二等”，就是还你一个七品告身；“若犯罪未至官当，不追告身”，等等，文繁不录。总之，犯同样罪行，有告身的比无告身的占便宜，告身高的比告身低的占便宜。一个人入仕后宦途顺利，家里会有不同品级的多道告身，需要时拿一个合适的告身去“官当”，必有瞻前顾后的许多技术性讲究，不处在那个时代，