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（4）准备展览品和陈列品。参观工厂如加上直观器材会更有意义。这些器材会加深参观者的印象，使他们觉得公司是一个良好而安全的工作地方，而且公司的计划表明前途大有希望。除产品展览外，许多公司设计五颜六色的标记，以表明对每一个主要设备项目的投资额、提供一个职业岗位的平均成本、以及公司销货现金的情况。
（5）训练工作人员并使他们处于待命状态。召集所有部门的负责人和第一线管理人，向他们解释最后计划并争取他们的协助。假如第一线管理人自己不能担任向导，就请他们推荐向导。把情况简介写成摘要提供给向导。准备和分发对可能提出的问题的答案。
（6）准备各项设备。包括指示到公司所在地的标记，安排适当的停车场和为访问者引路的服务员。标明休息室，检查急救用品，油漆通道线或方向标记，在等候的地方提供增设的座位。假如没有自助食堂或恰当的招待与休息的地方，就搭一个帐逢，供访问者聚集和进行社交活动。
（7）拟定礼仪。行政部门的礼仪对自由参加的招待会的成功起着重要作用。主人和迎候者是重要的，但是员工有机会和公司高级代表面对面的接触是最重要的考虑因素。在某些场合，由公司的高级职员正式向整个集会发表讲话；在另一些场合，由公司的高级职员正式向整个集会发表讲话；在另一些场合，开始参观的每个小组，都受到高级职员的欢迎。有一位总裁把在参观结束时向每一位访问者致意作为他自己的任务，他认为最后的印象是最有意义的。
3公司宴会和圣诞节聚会
大多数公司都在圣诞节聚会。公司圣诞节聚会比公司其它集会更可能供应含酒精饮料。如果聚会计划包括烈性酒，管理部门应考虑以下细节：
（1）包括员工的妻子或丈夫，最好发一封邀请信。
（2）安排在聚会开始不久就供应足够数量的食物。早开始，早散会不但减少饮酒量，而且大量减少交通事故。
（3）安排一些娱乐节目，喧闹的集会往往可以通过关闭酒吧、改为演出而使之安静。
（4）关闭酒吧后以最后一项活动使庆祝活动达到高潮，抽奖和发奖品可使参加庆祝活动的人有充足时间在他们离开以前安静下来。
4全公司大会的核对细则
对人员配备的要求：
（1）会议总主持人。主持会议，对会议负有管理责任，但是把准备工作委托给别人负责。
（2）项目指导人。受会议总主持人委派，负责项目的计划、组织、全面指导和协调，负责项目的全部人员活动、材料和设施，批准全部财务开支和契约协议。
（3）规划经理。辅助并对项目指导人负责，安排规划内容、会议议程、发言人的获得和照顾、大会专刊等。
（4）项目公共关系经理。受项目指导人委派，负责公司的宣传和宣传的内外交流，以及和报刊与公众的关系。
（5）设施经理。受项目指导人委派，负责用于会议的全部专门设备、材料和供应品的订货、安装、保养和处置；负责布置和维护会议场所。
（6）食品和娱乐经理。受设施经理委派，负责订购和监督全部食品和饮料的供应，并监督会后的食品供应的清理；安排和协调表演娱乐节目的人。
第一阶段（开会日期的数月前）：
①确定宗旨和目标。
②任命项目指导人。
③考虑暂定方案。
④使公司所有工作部门介入，并征询其意见。
⑤估计费用。
⑥规划暂编预算。
⑦规定没有互相抵触的日期。
⑧预定会议场地。
⑨聘请外界发言人或安排娱乐节目。
第二阶段（开会日期前二三个月）
①完成人员配备。
②确定组织机构计划及权力分工。
③确定工作预算和开支程序。
④完成最后方案。
⑤通知员工开会。
⑥着手宣传方案。
⑦邀请特别来宾。
⑧为场地、食品、娱乐节目、额外桌椅，以及专门设备订立合同。
⑨准备展览品和陈列品。
10订购指示牌、装饰品、旗子或花。
11落实装饰品和装置符合消防和安全规章。
12准备专门设施。
13预定专用电话和其它临时装置。
14预定视听设备、黑板、法兰绒板和其它提供真实性效果的用具。
15协调和确定发言人，以及对发言人的介绍。
16指派和训练各主持人，各向导，各示范表演人，以及停车场、失物招领处、衣帽存放间和登记处的服务人员。
17预定免费样品或是纪念品。
18预定证章、邀请信、小册子、入场券和其它印刷品。
19聘请摄影师。
20 建立与本地报纸、杂志、电视台和无线电台的联络。
21使公司主管人员和监察人熟悉行动的最后计划。
22为万一发生“临时空场”而安排应急发言人（或娱乐节目）。
第三阶段（在准备期的最后几天）：
①检查最后方案和完成行动计划。
②检查登记处或招待处是否备有证章、登记单、打字机、恰当登记方法、电话、布告栏、一般和紧急通知。
③检查每次会议指定的场所，核对座位计划设施和设备。
④检查以下各地方是否都恰当地安置了标记：接待、参观、登记处、方向、陈列室、救护、失物招领处和停车场。
⑤为扩音系统和视听设备确定专门设备操作员。
⑥再一次确定发言人的计划，需要的协助，黑板、粉笔、黑板架、指示器和视听设备均已备齐。
⑦核实每一个方面均已就位待命（包括人手和设备）：食品和饮料服务，衣帽存放间，发言人和娱乐节目演员的休息室和化装室，来宾停车场。
⑧核查专用电话装置和其他交通工具。
⑨检查保安人员和应急安排。
第四阶段（会后立即进行）：
①亲自向发言来宾和其他特殊贡献者致谢。
②计算出席人数。
③拆卸和退还租来或借来的设备。
④寻找被遗忘的器材物品。
⑤监督和彻底检查清理工作。
⑥检查是否有可能引起火灾或安全事故的危险。
⑦把所有场地移交安全巡逻队。
第五阶段（在会议期后一周之内）：
①在项目工作人员中发动讨论会，以征求建议评估并了解未了事项的状况。
②向发言人和其它有特殊贡献者致函正式表示感谢。
③检查存货和清单，以确知全部财产、设备和材料都已有了着落，并已适当处置或退还。
④要求工作人员核实全部发票、发言人的报酬和其它债务。
⑤把会议报告汇编和提交授权机构。
招待和宴会
宴会的含义被定为“有目的的进餐”。会议计划者的职责是提供可以达到这个目的的气氛。
如果公司打算得到宴会或鸡尾酒会费用的全部回报，则计划必须是现实主义的。你充其量可以指望在这种气氛下吸引全部听众的注意力，最多达45分钟到1小时——这个时间对公司的目的是否足够？假如不够，其它形式的会议可能更适合一些。在决定这种举动以前，公司必须认识到所将取得的大部分价值是无形的和遥远的。
1宴会成功的十项标志
为一个大型团体安排宴会不是一件容易的事情。成功的场合计划得如此好，组织得如此好，管理得如此好，以致宾客并不意识到详尽的计划。
有经验的计划者认为以下10点意味着一次顺利进行的招待宴会：
（1）选择一个有吸引力的、通风良好的房间或宴会厅，要有足够的空间，拥挤会破坏最精心设计的场合。
（2）假如宴会前举行鸡尾酒会，要肯定对酒会的掌握和截止时间均有明确的规定。（如果招待会后是正餐，则以45分钟到一个小时最为相宜；业务性的鸡尾酒会通常最多两小时。）
（3）富于想象地、有吸引力地安放餐桌，可以大大增加全面效果而不增加费用。选派一位知识渊博的人来检查这些细节。
（4）尽可能使用最舒适的座位，安排的方式要把背对讲台的人减少到最低限度。
（5）准时开宴。假如75％的客人已入席，就不要等晚来的人和散漫的人。
（6）要肯定菜肴吃起来和看上去一样好。（热茶一定要热上，而不是半凉不热的。）
（7）亲切地介绍主宾和宣布事项，但耗用时间要有限度。
（8）介绍来宾发言人或文娱节目应在宾客过于疲劳而无力欣赏以前。要确知节目单上的那些人知道应在什么时候停止（发言人应懂得20～30分钟的时间限制）。
（9）安排节目应使宾客最多坐两个半小时。
（10）按照宣告的时间结束宴会。
2订立承办宴会和服务的合同
自由参加的招待会或周年庆祝会，往往可以通过把车库或仓库改装成宴会或特别招待会的场所，进行戏剧性的安排。想象力能帮助你把预算保持在合理范围内。但有时候在公司自有建筑物之外举行会议而支出额外开销是正当的。不论是哪种情况，你的宴会承办人对活动的成功是一个关键因素。
最好的服务和安排，一般可得自与公司有经常而大量业务的人。不管安排是多么小心和周到，最后一分钟出点问题是不可避免的。有经验的总管或宴会厅领班有许多办法来保证公司宴会的成功。
有经验的宴会承办人只需要知道宴会时间和日期、预计出席人数和预算。大多数专业的宴会承办人能根据这些主要条件开展整个活动。他们能够用计划和订单提供资料，使宴会主办者最后确定预算。然而你必定仍然愿意和宴会承办人订立尽可能详细的书面协议。协议应包括：
（1）预定特别指定的一个或若干房间为举行宴会之用。假如你需要时间去安装特别的视听设备、装饰品、餐桌纪念品和座位卡，商定提前使用就特别重要。
（2）预先选定的菜单，逐道列举菜名。假如涉及自助餐或餐前小吃，要逐项具体说明名称和数量。
（3）安排烈酒的供应和控制，包括开始与终止供应时间，烈酒是按份抑或按瓶计费，还是由你自己供应，以及酒保和服务员的提供。
（4）安排小费或服务费以支付食品和酒吧服务员、衣帽间的服务员和其他人员。
（5）一般物质条件，包括楼面布置、座位安排、讲台的位置和大小、扩音器和扩音系统、放映设备、聚光灯和其它设备。
（6）可能需要补充的工作人员，诸如幻灯片或录像放映员、扩音系统操作员、保安警察、额外的衣帽间服务员和其他人员，包括每人应在岗位的具体时间。
（7）预计宴会承办人可能订购和供应的特别物品，例如花木布置、宴会帽，餐桌纪念品。
（8）安排由宴会承办人、饭店、俱乐部或餐馆提供录音带或现场的伴奏音乐和任何其它娱乐节目。
（9）有关可能取消的规定和有关主办者保证出席人数的最后日期规定。
以上所有各项应列入宴会经理的核对细则。
3价格适当的美餐
预算越有限，有创造力的计划就越重要。要记住，想象并不是代价很高的因素。要在预算和宴会承办人能力的限度之内，富于想象地寻求不同于上周宴会或宾客在普通餐馆可能看到的菜单。菜单不必精致或昂贵，以使宾客为出席而高兴。这里有一些建议：
（1）在质地、颜色和味道方面运用对比。不要在加奶油的主菜之后，跟上含奶油的甜点心。
（2）增添戏剧气氛。甜点放在“华丽的大灯台”上端上来的“动人景象”，是最容易的办
法之一。
（3）要与众不同。要考虑老一套菜单所没有的菜，它们通常都是可以弄到的，而且并不会更贵。用牛肉疏菜麦片浓汤，或浓肉汁菜汤而不用标准的汤或者考虑和苹果馅饼同样美国式的带甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。
（4）熟菜必须热上，冷菜必须冷上。假使第一道菜是冷的，就带着冰上。正上熟菜的时候，不要打乱。假如节目时间很紧，就在上冷菜时宣布，上熟菜时最好避免干扰。4有关烈酒的一些令人清醒的事实
从管理部门的观点看，计划中有关供应烈酒部分比其它任何部分都要更加小心准备和控制。用简单的计算和列在下面的数字，即可看到严格控制的重要性。
事实上，不可能准确地数清招待会上的饮料消耗数字。宴会承办人、饭店、俱乐部或餐馆的经营可能是诚实的，但是除非你有自己的控制办法，否则开帐单时，你难免感�