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（4）主席应该适时解散已完成任务的委员会或工作小组，以免它们无中生有地找理由开会。
哈佛管理技能培训教程 （第十一单元第三章）
作者：哈佛商学院 来源：哈佛商学院
（2006…02…14 18：25：50）
哈佛管理技能培训教程：第十一单元 哈佛经理手册 第三章 哈佛经理会议准备
第三章 哈佛经理会议准备
会务准备
主席应如何控制会议以增进其实效？谈到控制，管理学界有这么一句脍灸人口的名言，可供作参考：最好的控制便是避免丧失控制！为了避免对召开的会议丧失控制，主席应在开会之前做妥准备工作。就一般性的会议而言，开会之前的准备工作至少包括下列八项：
（1）会议目标的设定；
（2）与会者的选择；
（3）会议时间的选择；
（4）会议地点的选择；
（5）会议场地的布置；
（6）议程的指定；
（7）会议通知的派发；
（8）开会前的最后审查。
会议目标的设定
决定召开会议之后的第一项最重要的准备工作，便是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求：
1。会议目标必须用书面列明
许多会议主持人在规划会议的时候，都以为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中，而且只要他们时常想起它们，则是否诉诸文字，将不会产生任何实质上的差别。其实，这是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标，可以产生三种好处：第一、有助于目标内涵澄清；第二、书面目标较不容易被遗忘；第三、当目标种类繁多时，以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。
2。会议目标必须切合实际
所谓切合实际，即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说，会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。
3。会议目标必须具体而且可以衡量
含糊笼统的目标极难充作行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高，而决定开会研讨降低产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”，则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南，因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果。但若他将会议目标改订为“探讨如何在十月底之前令产品不良率由目前的5％降低至3％”，则上述缺点将不复存在。
4。会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”
“应做什么”是以主席为本位，而“应实现什么”则是以成果为本位。以主席为本位的目标，远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被订为“向员工宣传新的告假程序”时，主席可能只会照本宣科一番而草草了事，但若会议目标被订为“令员工了解新的告假程序”，则主席将不能不关心员工对新的告假程序，是否已真正了解。
与会人员的选择
会议目标设定之后，紧接着便决定与会的人选。主席原则上只应考虑邀请下列两类人士与会：
1。对实现会议目标有潜在贡献的人
会议既然是以目标的实现为导向，因此主席在决定与会者人选之际所应优先考虑的，便是邀请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。但这并不意味这些人非出席会议不可，因为主席有时可以在会议之前约见他们，并征求他们的意见。这样做，将可免除他们出席会议。
2。能够因参与会议而获得好处的人
让这些人参与会议，固然有助于会议功能的发挥，但主席也可故意不邀请他们参与，而只在会议之后，将开会的结果通知他们。
主席对于难以分辩是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。
需要特别留意的是，与会者人数不宜太多。理由有三：
（1）会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。
（2）在定好的会议时间内，与会者人数一多，则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。
（3）与会者人数一多，沟通将趋于困难。例如当与会者只有3个人的时候，沟通渠道只有6个；与会者增至4个人，沟通渠道增至12个；与会者增至8个人，沟通渠道增至56个；其余依此类推。沟通渠道越多，与会者对信息的掌握能力将越低。
一般管理者所公认的较理想的与会人数，是5～7人。因为在这样的人数下，不但沟通不致发生困难，而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与会人数甚多，譬如多至20人以上，主席可以视实际需要而采取分组讨论方式，处理各种议案。
一名员工每次参加企业会议，都会使公司受到某些方面的损失。因此，实用经济学要求每份邀请都必须有建设性作用。假如一个人并非必须参加会议，他的时间就能在其它方面为公司多作贡献。而且，没有兴趣的出席者会造成妨碍。
要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要，而不是多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目的。
为了从每个资源得到最大好处，管理部门既不能把与会者的责任和技能认为是当然的，也不能假定其个人目的和公司的目的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是会议主持人所确定的会议目标。
要把企业会议看成是一个若干个人的群体，他们必须互相影响以完成某项工作；不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。下面是请你考虑的一些因素：
（1）参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果？
（2）这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献？
（3）这个人以前对这种情况，有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系（例如代表某一特殊利益的小组）？
（4）级别或地位是否适合于这个小组？（下级职员和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。）
（5）假如要做决议，这个人是否能做（他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威）？（6）他是否具有行政或法律责任来进行审查或决定？
（7）为帮助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一个不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用？
（8）他的才能或职责是否与其他与会者重复？
（9）由于某种理由，他或她的出席是否会妨碍会议的总体成效？
（10）是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在？
出席人应当提前了解的事项
1交通
（1）谁预定飞机票？是个人，还是公司？
（2）如果人们自己预定，他们找谁？是否用一个负责人的姓名，以便电话接线员一听就知道？
（3）他们应计划在什么时候到达？
（4）预定飞机票何时截止？
（5）从飞机场到会议场所是否提供交通工具？谁提供？
（6）如果不提供交通工具，个人如何自行安排交通？
2会议场所——要几人同住一室吗？
（1）如果是这样，能否挑选室友？还是和生人同住，以便人人都能多结识一些朋友？
（2）人们能否指定禁止吸烟的房间（许多场所现有此种房间）或不吸烟的室友？
（3）有无健身俱乐部？游泳池？高尔夫球场或网球场？其它娱乐设施？
（4）人们是否须自备体育用具？
3衣服
（1）会议场所设施在门厅和餐室是否有衣着规定？
（2）公司管理部门要求会议期间何种程度地遵守礼节或不拘礼节？
（3）娱乐活动，有精致装饰的宴会或宴会是否需要特别衣着？
4会议
（1）人们是否应当携带卷宗或顾客记录？
（2）会前是否有须完成的任务？
会议时间的选择
主席在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，此即能令自己获取充分准备以及方便自己作息的时间。这种作法并不表示主席是一位自我中心的人，因为主席既然是会议成败所系的关键性人物，在选择会议时间时，自然应以适合自己的时间为优先考虑。这是一种实事求是的作法。其次，主席也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。
会议时间必须包括起止时间。经验显示，绝大多数的会议都只列明开始的时间，而无结束的时间。这样的作法有两种严重的缺陷：
（1）与会者无法对会后的工作预作规划。
2）会议的效率势必降低，因为既然没有终止的时间，本来一个小时可以结束的会议，则可能被拖到三个小时才结束，这不幸应验了帕金森定律——工作将被延伸，以便填满可供完成工作的时间。为了避免上述两种缺陷，每一场会议都必须列明结束时间，而且都必须按照这个时间准备结束。就算有些会议——譬如说解决问题的会议——难以确切地把握结束时间
但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。
为了避免会议过分冗长，有些管理者故意将会议安排在距午餐、某种活动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。
至于一场会议到底应为时多久，这虽无一致的看法，但多数的管理者均同意，以不超过一个半小时为限，因为一般人能保持注意力集中的时间，最长大概不超过一个半小时。（这大概也可以说明何以大多数电影的放映时间，都在一个半小时左右。）但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的主题，则一场会议的时间以不超过一小时为宜。但这并不是说一场会议不能长到两小时以上，因为一旦议案多，则会议时间将不能不相应延长。但须注意的是：一场会议的时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间作休息之用。
最后，我们还想提醒你：例如主席不坚守原定时间主持会议，则宁可另择时间开会，而不应轻易找人代为主持。重要的会议，更特别要遵守这个原则。
会议地点的选择
许多人在从事会议规划时，都以“方便”——主席的方便以及与会者的方便，作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当，因为“方便”只是选择开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择，至少应顾及下列七个条件：
（1）场地必须有空档且可供使用。
（2）场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与会者若能拥有1。5米2的空间，才算理想。
（3）必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅愈应令与会者感到舒服。不过，却不应该令与会者舒服到无心开会的地步。
（4）必须拥有充足的照明及通风设备。
（5）必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。
（6）必须令主席及与会者大致方便。
（7）成本必须低廉。
以上七个条件之中，前四个可视为任何会议地点的必备条件，缺一不可，但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及令与会者大致方便，主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是，由于会议地点太接近办公室，就会在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外，与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说，倘若为了令与会者专心开会，主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远，不但令与会者感到不便，而且也令会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为：一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开。
1选择地点
在其它条件相同的情况下，如果会期短，最佳会址是大多数参加者旅途最短的地方。如果会期较长，那么，旅途远近就不如主要商业中心或人们常去的地方重要。
越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报告说，多样化的会议地点能激发兴趣，并为常规功能