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跟踪国际舆情，阅读外刊外报、收听外台、上网阅览等，都是重要的渠道。充分调研国内外舆情后，就可有针对性地做准备工作，加上发言人对新闻内容和背景的了解要比记者专业、深入，在记者会上就能表现自如。
（2）准备新闻背景材料。
有时，由于时间的限制，发言人在发布会上不可能所有想讲的话都讲完，尤其是一些解释性的背景材料，并不是记者最感兴趣的，却是记者需要的。因此，如有可能，最好准备一份与发布内容密切相关的书面背景材料，使记者便于准确报道有关内容。背景材料的内容，可以是发布会上发言人将要发布的详细内容加上政策阐述，也可以不是发言人直接讲述的内容。但无论如何，一定要与发布的内容有直接关系。背景材料的撰写，同样需要注意新闻性，简明扼要，避免空话。
（3）准备答问口径。
无论发言人对发布的新闻内容多么熟悉，都要根据调研资料和发布的内容，准备答问口径。敏感问题的口径，常需要请示上级同意或与其他部门会签；跨部门的问题可能不完全属于发言人的回答范围，但也要有所准备，以防止面对记者的摄影镜头时措手不及。跨部门问题的答问口径一般需要与有关部门协调确定或向上级请示。
（4）准备多媒体资料
除口头和文字、图片资料以外，还有更多直观的形式可以帮助传递发言人要表达的信息，比如电视录像片、多媒体图表等。发言人在台上回答问题时，台下的助手可以配合演示一些多媒体图表资料，以便更能说明问题。一些用文字较难表达的专业问题，做这方面准备的必要性更大一些。
在有些情况下，发言人也可暂时离开讲台，到屏幕面前讲解自己的内容和观点。这种形式是摄影和摄像记者喜欢的，因为他们通常需要有发言人身体语言的镜头。
使用多媒体材料的目的是争取更好的宣传效果，加深记者对重要新闻的理解和印象。
（5）彩排。
一场发布会，可就某一个专题发布新闻并回答问题，也可对部门所涉及的全局工作作介绍和回答问题。但无论如何，发言人对新闻发布的内容及其涉及的政策和法规必须十分熟悉。既要明确将要给记者讲什么，如何讲，也要明确不能给记者讲什么，如何回避自己不愿回答的问题。发言人在出席记者会前，还应考虑与助手一起作一些彩排。一些与传媒打交道很有经验的老手，在接受采访前都要一再彩排，而且每一次都这样做。
（6）最后，应该跟踪媒体对新闻发布会是如何报道的，世界反响如何；是否达到预期目的等等。通过跟踪研究分析，进行总结，从中找出不足和问题，为下次发布会做准备。
第八章 新闻发布会的准备新闻发布会时间和地点的选择
新闻发布会的目的就是为了造声势，扩大影响，因此为了吸引更多的记者参加，提高记者的出席率，时间上就应有选择。首先，发布会一般应安排在下午，这样一方面是为了有更多的时间准备，另外也更符合记者的生活习惯。许多国家新闻发布会也大都安排在下午。其次，避免周未或假日。第三，要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡你的发布会的传播效果。第四，如果要请外国记者，应注意避开外交部、国台办、和国务院新闻办公室等部门的发布会和记者招待会。如选择与这些部门新闻发布会时间同时进行，外国驻京记者出席率肯定会大打折扣。
在地点选择上，除了要考虑与主题内容贴切外，还要考虑地点的选择。一般新闻发布会都选择在名声较大的、交通便利的饭店或其它场所进行，以便于记者寻找。
第八章 新闻发布会的准备新闻发布会时间以多长为宜？
新闻发布会的时间一定要掌握好。基辛格说，电视采访一般在三分钟。新闻发布会一般情况下时间也不应过长。半小时左右为宜；最好不要超过一个小时。时间太长，准备的东西有限，言多必失。
另外，一般来说，每次新闻发布会都有一个重点。有需要媒体多报道的，有希望媒体少报道的或不希望媒体炒作的内容。时间太长，易节外生枝，冲淡主题，影响预期目的。再则，新闻发布会不是做报告。做报告可以将一些问题讲深、讲透。新闻发布会则不可能。并且，即使你长篇大论，讲透了也没有用，因为记者不会将你的全文发表，他们只会从发布会中找几条有新闻价值的消息发表。
从记者角度来看，时间长了，也不太受欢迎。一是新闻发布会持续半个多小时后，部分记者想赶快回去抢发新闻，但新闻发布会还没有结束，他们不敢走，担心走后漏点什么，二是一般半个小时后记者问的问题一般都不是带普遍性的问题，听下去又没什么价值，但离开又怕万一爆出什么有新闻价值的东西。只好无可奈何地坚持下来。
国际上新闻发布会一般都在半小时到一个小时之内。美国国务院的新闻发布天天进行，发布会时间也只半小时。中国外交部的新闻发布会虽没有时间限制，直到问题问完为止，但无如突发事件，一般发布会也都在半小时左右结束。
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