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滴水不漏-经理人记事本活用术-第12部分

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如果能够善加利用此项特征,对于信息整理或资料的携带上,将有相当
大的功效。

但是,如果对于记事本的使用并不熟悉的话,这种自由灵活的特性反而
会成为一种反效果。好不容易花了一大把钱买回了记事本,却往往因为使用
不当,或根本不会使用,而使得抱怨层出不穷,对这些人而言,不妨先使用
一阵子那种定型的记事本或许会比较好一些。

先使用定型记事本,可以让我们大略知道记事本应有的内容梗概,并知
道如何去记载。有了这样的一段学习过程,可以使我们更深入地去研究记事
本的本质何在。

不是有句话说“欲速则不达”吗?所以,如果你是初次使用记事本,还
是先从胶装式记事本开始吧!

还有一种是介于此二者之间的,那是将薄册子状的笔记本,夹在专用夹
子中所使用的一种记事本,这种本子应该也可以称为老式记事本吧!

□以尺寸大小来选择
自从圣经版大小的制式记事本普及以后,“记事本的尺寸”也就成为消
费者的一大问题。

以往在选择记事本时,一定要考虑到它是否可以放进衣服口袋里;但是,
现在似乎已经不把它列为考虑因素了。在日本称为制式记事本,到了国外,
却有人称它为制度组织者(Sys…tem Organizer)。

我个人以为,称“记事本”者,就应该是可以放在手掌上,可以记记写
写的尺寸才对。也就是说,它应该是像便当盒一股大小的尺寸。

□依使用目的来选择
这里指的是,以行程表为中心,亦或是包括行程表及记录栏,或是还有


其它一些必要的附加价值等,这些都与记事本的厚度有关。
但是,不论采用哪一种形式,通讯栏仍以外附(可抽取者)的形式为佳。

其它一些必要的附加价值等,这些都与记事本的厚度有关。
但是,不论采用哪一种形式,通讯栏仍以外附(可抽取者)的形式为佳。
记事本至少要用一年,因此耐久性便成为在选择记事本时的主要原因之
一,纸质及设计都很重要。当然,最好连周边文具均附带者更理想。

近来,女性携带记事本的机会也愈来愈多了。对女性而言,记事本的大
小及设计更为重要。总之,是要小巧便于携带,并且拿出来可以令人赏心悦
目者为最佳。

如果是针对女性而设计的记事本,我想应该也有专为女性而设计的记事
资料栏比较好。

另外还有所谓的特殊用途记事本,在市面上就有几家出版社专门出版此
类记事本。而这种记事本的特征,就是以记载的资料取向为主,例如文艺及
兴趣等。

我想,在最后来介绍一下我个人的记事本。

我经常会带着一个大型的背包,但是我的记事本却是一个小型皮制的制
式(SystemDiary = SD)记事本。

我选择。。 SD记事本的理由有五:附加资料丰富、尺寸大小恰好可以放入西
装口袋、可记载的版面也不小、其价格亦较为低廉、采活页装订等。

活页装订可以自由装订及分配,使用起来更得心应手。不论是行程安排、
日记或金钱出入都可记入这本册子里,即使外出旅行我也随身携带。就这样,
记事本已伴我度过。。 10个年头,可说是我最亲密的伙伴之一了。我发现愈是使
用,愈是离不开记事本。


《滴水不漏——经理人记事本活用术》个人信息“宝库”


一、信息的特征

一、信息的特征
信息是客观事物的特征和变化的最新反映。事物的特征和变化是不以人
们的意志为转移的客观存在,反映这种客观存在的信息,就不能不带有客观
性。

□传递性(也叫传输性)
信息要借助于文字、图像、胶片、磁带、电波、声波、光波等物质形态
的载体,才能够表现,才能为人们所感知,所接受。信息通过载体能进行空
间和时间上的传递,从一处传到另一处。信息的传递通过信道(信息传递通
道)进行,也就是说,信源(信息的源泉,即发信者)发出信息后,经由信
道传递至信宿(信息的归宿,即收信者)。信源、信道、信宿组成信息系统
的有机整体。信息的传递手段和方式多种多样。信息传递的快慢,对信息的
效用影响极大。

□时效性
信息是客观事物的特征和变化的最新反映,必须突出一个“新”字,要
把新情况、新问题、新动向、新经验及时向领导提供,以保证领导根据新的
形势作出正确的决策。

信息作为客观事物的一种反映,总是先有事实,后有信息的。也就是说,
信息有一定的滞后性。因此,信息一旦生成,就须赶快传递,尽量减少信息
的滞留时间。这种信息的时效性,是由人们获取信息的目的决定的。人们获
取信息的目的在于利用,而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能
利用。信息的价值在于及时传递给更多的需求者,从而创造出更多的物质财
富。社会需求的强烈时间性带来了信息的时间性。愈是及时的信息愈有价值,
过时的信息则价值小甚至没有价值。

□系统性
信息源产生信息有两种情况,一种是随着时间的推移断断续续地发出信
息(叫离散信息),一种是随着时间的推移而连续发送信息(叫连续信息)。
一般来说,社会政治信息是连续信息,而且具有系统性。在改革和发展的重
要时期,新情况、新问题不断出现,这就要求我们必须系统地掌握社会变化
的内在规律和发展趋势,系统地、连续地收集和提供信息,以便及时作出正
确决策。

□开发牲
从信息作为一种资料看,由于它取之不尽,用之不竭,因而可以不断探
索和开掘;从信息所载的内容看,由于客观事物的复杂性和事物之间的相互
关联性,反映事物本质的和非本质的信息常常交织在一起,加上它们难免受
到历史的和人们认识能力的局限,因而需要开发;从信息的价值看,利用信
息可以开发出新的材料和新的能源。不仅新材料和新能源的开发有赖于信息
的利用,而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用,也有赖于信息。


二、信息的基本要求

二、信息的基本要求

□准确
真实、准确是信息的生命,只有真实、准确的信息才能使领导决策建立
在科学的基础上。因此,在整个信息工作过程中,秘书人员都要抱着对国家、
对人民高度负责的精神,坚持实事求是的作风,对新生事物特征的客观性,
如实地进行反映和描述。决不为迎合个别领导人的意图而将情况任意夸大或
缩小,人为造成信息失真。

□适用
适用,即要有针对性,适合领导利用。提供信息既是为领导决策服务,
秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解:

1。他们分布在不同的组织类型中,如有的在机关,有的在工厂,有的在
商店,有的在学校。不同的组织类型往往决定了他们所追求的目标各不相同。
2。他们分布在不同的组织规模中,如大型厂矿与中小型厂矿,超级商场
与小商店,大学与中小学等等。不同的组织规模导致他们具体的工作内容和
时间分布上存在差异。
3。他们分布在不同的组织层次中,如中央与省、市、县级。即使在同一
个组织层次中,也有高层领导者、中层领导者、基层领导者之分,如厂长、
车间主任、工段长、班组长等。组织层次的不同决定了他们工作重点的不同。
4。他们分布在不同的组织环境中,如社会主义制度和资本主义制度。发
达地区和不发达地区。组织环境的不同使他们奉行不同的管理哲学和管理方
式。
这种种差异,决定了领导者的决策不仅内涵不同而且层次不同。

因此,秘书人员在收集、传递信息时,一定要有鲜明的目的性,时时处
处以是否适合不同单位、不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到,
任何领导者每个时期的领导工作都有其中心,都有其关注的“热点”和“难
点”。因此,秘书人员提供信息要围绕领导工作的中心,围绕这些“热点”
和“难点”。有些问题虽然尚未列入领导的议事日程,但比较重要,也应及
时报送。


三、愉快地收集信息

三、愉快地收集信息
记事本可说是个人资讯的宝库,若将记事本比喻成个人的所有情报一点
都不过分。在此除了谈论记事本之外,也顺便谈谈资讯的归集、管理、活用、
选择以及注意事项。

就以演艺界或职棒界的挖角新闻而言,有所谓“无风却起三尺浪”的现
象。而一般人对于这种现象,也多抱着隔岸观火的心态。然而一旦遇到与自
己业务有关的消息时,恐怕就不会等闲视之了吧!

社会中流通的信息有真有假。所谓信息收集能力,就是包括从各种不同
的信息中,判断信息真伪的能力。

首先你在处理信息时,都是直接接收的吗?你是否想过“这些是真的
吗”?

□收集信息的要诀是“谦虚的态度”
收集信息时不能摆出一付我什么都知道的不可一世的态度,而应该采取
自己向他人求教的谦虚姿态。重要的是要懂得附和、不打断别人的谈话。

挑起啤酒战事的朝日啤酒桶口社长曾说:“对公司不利的消息,反而是
对公司有利的宝物,应该设置专门收集坏消息的系统。”或许真该扩大胸襟
去接受逆耳之言。

虽然有所谓“近朱者赤”,然而信息并不是依靠专门收集的单位进行收
集即可,若是保持着这种“执行”的态度,则所收集的信息种类便容易有所
偏颇。因此重要的是,要有收集信息的企图(意志与意欲)及不可缺少好奇
心。

另外,信息的整理固然重要,但是信息来源的整理也不容忽视。尤其是
供做“查询的资料”最好能确保在自己身旁的场所,这样也比较方便。就如
在告诉小孩子自己去找资料的同时,身为父母亲的也应该以身作则。我的信
息来源除了社交,当然有报纸、TV,以及别人那儿得到的消息。

□信息的管理不必太严密
使前述的信息成为自己的宝库,就是所谓的信息管理。就方法而言,可
使用文字处理机和卡片、统一规格等各种不同的作法。

在此则针对信息管理的流程,简单地加以叙述。

1。如何记录信息
为了使收集到的信息成为自己的宝库,就必须以某种形式加以记录。
一般的做法是,报章杂志上的信息就利用复印(过去都是用“手写”),
耳朵所听到的信息和所注意到的事物就记在备忘录上。

2。收集信息不需要目的
有人说:“收集信息必须有目的地去进行”。
然而真是如此吗?真有必要如此收集吗?我对这种意见不表赞同。根据
我的经验,往往是毫无目的地收集,却能意外的获得一些宝贵的信息。

有人对棒球很熟悉,有人对影视界的内幕消息知道得比谁都快,也有人
对公司的状况比任何人要详细。他们难道都得为此目的而收集信息?然后再
把资料整齐地归档吗?——我想答案是很明显的。

因个人的兴趣、嗜好所收集的资讯,是不需要保持整理的。即使有必要
时,也早在无意识之中(脑海中)整理妥当了。


换言之,所谓必须保存和管理的信息,也就是对自己具有积极性功能的
信息。除此之外,其他还是偷懒一点比较好。

换言之,所谓必须保存和管理的信息,也就是对自己具有积极性功能的
信息。除此之外,其他还是偷懒一点比较好。

□保管的要点是统一规格与有效场所
就我个人而言,我使用的规格基本上是 
B5或 
SD(制式日志)型,这是
因为使用了制式每日行程表(日志)所以不得不如此。如果是使用 
A5大小的
记事本,那么所要求的规格就是 
A5或 
A4。

B5是优点是所占的空间较小,而且可以放进牛皮纸袋中,SD就放进塑胶
盒里。

在管理方面要注意的是,不要用力捆绑。可以 
A至 
E为记号来摆放资料。
例如以 
A·B·C来写一份报告时,写另一份报告时就可以用 
A·B·C·E为记
号。欲求整齐性,就不能失去弹性。

□活用所保管的信息
资讯若光只是收集,那就失去了收集的意义,所以必须活用才行。这时
重要的是“使零散的资讯文章化”。

文章化是个很有趣的作业流程。因为它是放在脑子里整理,然后把所有
的问题全部提出来,再以曼陀罗式或 
KJ法重新整理制成图表。所以在找出所
需的资料后,最后一个步骤就是只要抄录下来就行了,于是能很快速地就得
以完成 
10页左右的报告书。

□情报收集法
1。战略要明确
2。清楚掌握问题意识
3。
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